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A partir do dia 1 de janeiro de 2025, todas as empresas que fornecem bens ou serviços para alguma entidade pública terão de emitir faturas eletrónicas. No entanto, até ao final de 2025, o estado aceita faturas em papel, que podem ser digitalizadas e enviadas através de correio eletrónico. Será a partir de janeiro de 2025 que as empresas terão de se modernizar para continuar a fornecer o estado. No entanto, será só a partir de 1 de janeiro de 2026 que as faturas enviadas em PDF por via eletrónica passarão a ter que ter uma Assinatura Digital Qualificada para serem consideradas legais. Se já tem negócios com alguma entidade pública ou tem a possibilidade de conseguir um contrato com alguma entidade pública, terá que aderir à fatura eletrónica já em 2025. Mas, mesmo que não tenha em perspetiva um contrato com o estado, as vantagens da faturação eletrónica são mais que muitas. Neste artigo, vamos explicar-lhe quem tem de passar fatura eletrónica, quais são os requisitos necessários para cumprir as novas normas de faturação para 2025 e 2026 e os benefícios que a faturação eletrónica pode trazer para a sua empresa.
Tal como uma fatura normal, a fatura eletrónica é um documento que atesta a troca comercial entre a empresa e o cliente, emitida pelo comerciante, em que o mesmo especifica o produto ou serviço vendido, o seu preço, taxa de IVA, dados fiscais da empresa entre outras informações. Mas a fatura eletrónica integra também uma assinatura digital qualificada e é emitida num formato específico, que utiliza o Sistema de Intercâmbio Eletrónico de Dados (EDI), através de um software devidamente certificado pelo Estado. A fatura eletrónica permite assim a leitura automática dos dados, permitindo um processamento mais rápido e eficaz da informação.
A fatura eletrónica torna-se obrigatória em 2025 para todas as empresas que tenham contratos com o estado e entidades públicas (autarquias locais, institutos públicos, Regiões Autónomas, Banco de Portugal, fundações, institutos e associações públicas, entidades administrativas independentes, entre outras), quer se trate de uma micro empresa, pequena empresa ou empresa de média ou grande dimensão. Seja qual for o valor faturado e o volume de negócios, a fatura eletrónica será exigida a todas as empresas e negócios, sem exceção. No entanto, existe uma abertura que exclui esta obrigação a contratos que tenham sido feitos por ajuste direto e quando o contrato é declarado secreto, ou que tenha medidas excepcionais de segurança.
As empresas e negócios que não tenham contratos com o estado e entidades públicas ou entidades públicas já referidas, não serão obrigadas a passar para a faturação eletrónica certificada em 2025, uma vez que até ao final de 2025 as faturas em PDF normal continuarão a ser aceites para efeitos legais. Mas criar condições para a faturação eletrónica será sempre uma mais-valia, uma vez que permite que a empresa esteja sempre preparada para contratos mais importantes, que exijam a fatura eletrónica. De resto, o mais provável é que essa obrigatoriedade se estenda a todas as empresas e negócios, mais tarde ou mais cedo.
Passar de um sistema tradicional de faturas para a nova fatura eletrónica é muito simples, requerendo apenas o investimento num software de gestão ou faturação eletrónica, que seja certificado pela Autoridade Tributária, como pode encontrar na Urbinfor. Tal como referimos anteriormente, as faturas eletrónicas têm alguns requisitos a cumprir, nomeadamente serem emitidas no formato standard CIUS-PT, que é um modelo padronizado de organização dos dados da fatura, facilitando a sua leitura automática. A fatura eletrónica também deverá ter uma Assinatura Digital Qualificada, que é obtida através do portal da Autoridade Tributária ou por um parceiro devidamente qualificado. Por último, a fatura eletrónica deve ser transmitida através do sistema EDI (Eletronic Data Interchange), que permite que a fatura seja automaticamente integrada no sistema do cliente como uma compra. Estes requisitos técnicos são cumpridos pelos softwares de gestão ou faturação certificados pelo Estado Português, como os produtos da Urbinfor, que incluem os softwares de gestão Evidence e o GPanifica, entre outros.
Uma dúvida frequente dos empresários é se a passagem para a faturação eletrónica os obriga a passar todas as suas faturas neste formato. A resposta é negativa, ou seja, não têm de passar a emitir todas as faturas no formato de fatura eletrónica. De resto, a maioria dos softwares de gestão e faturação permitem a opção entre uma fatura em PDF certificado ou eletrónica. Para os clientes, como o Estado, que também aderiram ao sistema eletrónico, o empresário deve enviar diretamente uma fatura eletrónica. Para outros clientes, a opção deverá ser o envio da fatura em formato PDF certificado. Esta não terá as características da fatura eletrónica no que respeita à capacidade de leitura automática pelo sistema do cliente, mas será igualmente válida legalmente, pois cumpre os requisitos estabelecidos nas normas.
A transição para a faturação eletrónica é benéfica para as empresas em diversos ângulos, desde já, pela modernização que a passagem de um sistema tradicional para um sistema digital fomenta. A transição digital que implica a utilização da fatura eletrónica, simplifica os processos e facilita a gestão eficiente da empresa, através da criação de processos automatizados, reduzindo tempo de custos de mão-de-obra associados à faturação manual, evitando erros que podem custar caro à empresa. Da mesma forma que acelera o processamento da faturação, dinamiza também o ciclo de cobrança. De igual modo, vai garantir o cumprimento dos requisitos fiscais a que as empresas são obrigadas, evitando problemas com as autoridades fiscais. A implementação da fatura eletrónica traz ainda mais vantagens, que podem valer o crescimento do negócio:
O avanço tecnológico que temos vindo a assistir nas últimas décadas, permite visualizar a migração do formato analógico para o modelo digital da faturação em poucos anos, mas muitas empresas e negócios já começaram a adotar softwares de gestão que permitem fazer a faturação eletrónica, para além de muitas outras vantagens que advém da transição digital. Invista em tecnologia inovadora que lhe permita acompanhar a evolução dos mercados, sob o risco do seu negócio ficar desatualizado e obsoleto.
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