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Criar uma estrutura que permita à empresa alcançar a excelência operacional é o objetivo principal que norteia o gestor. Mas não é fácil conseguir produzir um produto ou serviço que tenha valor para o cliente, que se destaque da concorrência e que seja entregue de forma rápida, eficaz e com menor gasto de recursos. A gestão eficaz da empresa envolve a estruturação de vários elementos que têm de atingir um nível máximo de eficiência para que se atinja a tão desejada excelência operacional. O Santo Graal de todas as empresas compreende a noção clara das necessidades do consumidor, o investimento em ferramentas específicas para o ramo de negócio, a otimização dos recursos técnicos e humanos, a redução do desperdício e o aumento da produtividade. A aposta numa estratégia organizacional meticulosa vai garantir que o seu negócio atinja o seu expoente máximo de qualidade. Neste artigo vamos conhecer os cinco passos que deve seguir para alcançar a excelência operacional.
A excelência operacional assenta no entendimento de que a organização e estruturação das empresas são diretamente responsáveis pelo nível de desempenho e lucro, daí que seja necessário criar uma estratégia definida que otimize a performance de todos os setores. A excelência operacional consegue-se através da definição de processos específicos ao longo de todas as etapas da produção, que permitem à empresa produzir mais, melhor e com menos recursos. A metodologia que garante a excelência operacional é definida como “lean management”, que em tradução livre se poderá referir como gestão contida. Esta técnica teve origem no Japão mas rapidamente se expandiu pelo mundo, dada a sua eficácia.
A excelência operacional não é algo que se atinge de uma vez, mas sim um processo sistemático de evolução e crescimento contínuo.
O pensamento do empresário não deve assentar no curto a médio prazo, bem pelo contrário, deve estar virado para a sustentabilidade e rentabilidade da empresa a longo prazo. De facto os resultados não serão imediatos e pedem algum tempo de conceção e adaptação do negócio à nova estratégia que o irá conduzir à excelência operacional.
Respeitar as necessidades do cliente, maior qualidade do produto ou serviço e manutenção dos custos controlados são as bases fundamentais da excelência operacional, que se atinge através da introdução de um método de trabalho padronizado, que permita manter um fluxo contínuo e equilibrado em termos de produção e qualidade. Para criar esta estratégia no seu negócio, existem alguns passos identificados, que terão de ser seguidos.
Há uma premissa fundamental para o sucesso de uma empresa, seja qual for o seu ramo de negócio, qual o produto que produz ou serviço que oferece: tem que responder às necessidades do consumidor. A empresa deve identificar claramente quem são os seus clientes e analisar quais as suas necessidades e preferências. Poderão ser utilizadas ferramentas como estudos de mercado ou análise da faixa etária, classe social e económica, entre outras informações relevantes da sua base de dados. Este é o primeiro passo e o mais importante para atingir a excelência operacional. Se conseguir identificar claramente o que o consumidor precisa, poderá criar e adaptar o produto ou serviço para que corresponda às expectativas e preencha essa necessidade do cliente. Em termos de marketing, a identificação do cliente-tipo é designado de "persona", ou seja, é a criação de um perfil que concentra em si as principais características do cliente real. A empresa pode criar uma ou várias personas, que se destinam a encontrar as necessidades reais do consumidor.
Para alcançar a excelência operacional da sua empresa, a equipa de profissionais deve estar em sintonia com os princípios e valores da empresa, que tem a responsabilidade de criar um ambiente de trabalho saudável, de confiança e em que haja uma comunicação aberta mas respeitosa entre todos. Os colaboradores devem ser continuamente motivados e inspirados pela visão de futuro para a empresa. A delegação de tarefas prova a confiança da empresa e incentiva os colaboradores, para além de promover uma maior fluidez das tarefas. Mas um dos fatores que mais está ligado à motivação da equipa é o reconhecimento e valorização superior, que valida o esforço individual do colaborador e o motiva a fazer mais e melhor, de modo a validar a valorização da sua carreira dentro da empresa.
O investimento numa tecnologia que seja específica vai valorizar a sua empresa e torná-la mais competitiva no mercado. A tecnologia específica, quer se trate de um software específico, uma máquina ou uma ferramenta qualquer especialmente criada para o seu ramo de negócio, irá facilitar os processos e aumentar a produtividade e a qualidade do produto ou serviço final. O investimento em tecnologia específica é essencial para alavancar a sua empresa e diferenciá-la para além da concorrência. O seu negócio vai ser mais competitivo e vai manter-se atualizado, respondendo às constantes mudanças e exigências do mercado. A inovação tecnológica hoje em dia é indispensável para a empresa que se queira manter relevante no mercado e conquistar a excelência operacional.
Se seguiu os três passos anteriores, então a otimização do fluxo de trabalho será mais simples de implementar. Com a identificação das necessidades do cliente, uma equipa motivada e tecnologia específica, será fácil avaliar e melhorar os diferentes processos que fazem parte da cadeia de produção. A empresa deverá criar uma padronização destes processos, ou seja, criar um sistema em que os processos são feitos, obedecendo aos mesmos parâmetros, de forma a criar um esquema contínuo e padronizado. Com acesso à tecnologia específica, a empresa deve apostar na automatização de processos, de modo a reduzir os erros e aumentar a produtividade.
Os desperdícios devem ser entendidos como processos ou modos de funcionamento da empresa que não agregam valor ao produto ou serviço final. Um dos desperdícios mais comuns na empresa é a produção excessiva, que vai para além da procura, gerando um excesso de stock e gastos adicionais. A compra e armazenamento excessivo de matéria-prima é também um fator de desperdício, que pode ser resolvido com uma gestão de stock mais eficiente. Outro desperdício que pode limitar a excelência operacional da empresa é o tempo de espera entre os diferentes processos, que gera atrasos na produção. Por outro lado, a realização de processos desnecessários que não agregam valor ao produto final também é comum e deve ser descontinuada. Outros desperdícios comuns estão ligados às movimentações desnecessárias de ferramentas, tecnologias ou recursos humanos, que apenas atrasam e oneram o produto final.
Apenas com uma política de melhoria contínua do processo de trabalho e do produto ou serviço final se consegue atingir a excelência operacional. Num mundo que está em constante mudança e evolução, um negócio não pode correr o risco de ficar parado no tempo. Há sempre margem de progressão, de melhoria de processos de produção e otimização de recursos de forma a criar um produto ou serviço cada vez mais aprimorado. Esta melhoria contínua deve estar enraizada na própria cultura e valores da empresa e engloba a comunicação interna, a formação contínua dos colaboradores e a aposta nas mais novas tecnologias que surgem para o setor. Atingir a excelência operacional é uma meta que todas as empresas ambicionam, mas apenas quem assume e integra a excelência operacional como uma verdadeira filosofia é que poderá verdadeiramente evoluir.
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