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O sucesso de uma empresa depende de vários fatores, que vão desde o produto até à liderança, passando, entre outras coisas, pela equipa técnica, a relação qualidade/preço e o marketing, entre outros fatores. Mas existe algo que é utilizado ou necessário em todas as fases do processo de criação do produto: o software de gestão. Esta ferramenta é utilizada para várias tarefas, nomeadamente na contabilidade, gestão de stocks, automatização de tarefas e automatização de pagamentos, entre outras funções. De facto, o software de gestão será o responsável por uma grande fatia do sucesso da sua empresa, se fizer uma escolha acertada. Mas, que software escolher perante o mar de ofertas que existem neste setor? Neste artigo, vamos enumerar os elementos a que deve estar atento para escolher um software de gestão à medida da sua empresa.
O software de gestão empresarial pode ter várias funções na sua empresa, de facto é uma ferramenta fundamental para o funcionamento adequado de um negócio do século XXI, uma vez que agrega várias funcionalidades de organização, administração e automação de processos. O software de gestão tem ferramentas que permitem fazer a gestão de stocks e gestão de recursos humanos, fazer a contabilidade, pode ter um interface de vendas e também compreende a coordenação financeira. Também compreende ferramentas de suporte estratégico, através de relatórios variados que são essenciais à tomada de decisões. O software de gestão tem também como função o armazenamento organizado e a segurança de dados e documentos vitais para a empresa, sendo fundamental para a vertente organizacional da estrutura. Cria uma linha de processos estruturados e padronizados, que limitam o erro humano e garantem maior rigor financeiro. Efetivamente, o software de gestão carrega o maior peso da organização e gestão da empresa.
A escolha do software de gestão para a sua empresa é fundamental para garantir o sucesso do seu negócio, uma vez que é uma peça-chave em numerosos processos, que vão desde a produção à venda final. O software de gestão deve adaptar-se à sua empresa e não o contrário, de modo a responder às necessidades específicas do seu ramo de negócio. Dito isto, existem alguns elementos a ter em conta na hora de selecionar esta ferramenta principal na sua empresa.
A análise das efetivas necessidades do seu negócio é o primeiro passo a dar. Avalie quais os departamentos que precisam de um software facilitador do trabalho, como na gestão dos stocks, na faturação, distribuição, contabilidade e outros, mas não pense a curto prazo. Não se foque apenas nas necessidades atuais da sua empresa, mas previna as necessidades futuras que irá precisar, conforme o seu negócio vai evoluindo. Se, por exemplo, atualmente se pode fazer os cálculos de stock com facilidade, no futuro pode ser um problema que põe em causa a produção em tempo útil, ou no lado oposto, pode significar um desperdício de matéria-prima. Tal como na gestão de stocks, deve garantir que o software de gestão permita a automatização de outros processos, como seja a gestão de pessoal, expedição, produção de relatórios específicos, entre outras funcionalidades.
Um software de gestão deve facilitar os processos e contribuir para uma maior celeridade na realização de tarefas, por isso a simplicidade no seu funcionamento é um elemento a ter em conta na hora da compra. O software de gestão deve ser de uso fácil e muito intuitivo, com uma interface simples, mesmo para o utilizador que não tenha experiência técnica. Deve ser um programa fácil de navegar, com fluxos de trabalho que sejam lógicos e auto-explicativos, de modo a maximizar as suas potencialidades.
A segurança dos dados que insere no software de gestão é de extrema importância. Opte por uma ferramenta que tenha medidas seguras de proteção de dados e que esteja em conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia (U.E.). Este elemento pode parecer inerente a todos os softwares, mas existem muitas versões gratuitas online que são originárias de países fora da U.E.O software deverá também integrar controlos de acesso e fazer regularmente backups da informação armazenada.
O ramo de negócio, o tipo de produto ou serviço que comercializa deve ser levado em conta na hora de escolher um software de gestão capaz de preencher os requisitos da sua empresa. Mas não vale a pena investir num software com inúmeras utilizações que a sua empresa não precisa, porque ao invés de servir de utilidade, está a atrapalhar. Por isso, opte por um software específico que responda perfeitamente às funções que o seu negócio precisa.
A compra de um software de gestão que a empresa irá utilizar todos os dias em várias operações de diferentes departamentos terá objetivamente de ter um custo associado. Desconfie de versões gratuitas e pouco dispendiosas, que poderão gerar um verdadeiro prejuízo à empresa, atrasando a sua evolução. A estratégia efetiva de crescimento do negócio não se coaduna com uma ferramenta limitada e desadequada para a sua empresa.
O serviço de suporte ao cliente é fundamental para garantir a eficiência operacional no dia-a-dia da sua empresa. Procure saber como funciona o serviço de apoio, que deve garantir a ajuda técnica de qualidade em tempo útil e, preferencialmente, em português. Por isso, deve apostar num software preferencialmente feito em território nacional, que lhe garanta uma linha direta de suporte fácil de aceder e compreensível.
Ao adquirir um software de gestão, a empresa faz um contrato que tem cláusulas de condições de utilização e as respectivas licenças. Deve também conter as questões de propriedade intelectual bem claras e também deverá conter a certificação pela Autoridade Tributária, se é publicitado como tal.
A escolha do software de gestão adequado para a sua empresa oferece um passaporte para o futuro que abre o seu negócio para um mundo maior, mais dinâmico e com maior possibilidade de crescimento. Esta é uma escolha que não deverá ser feita de ânimo leve, porque pode determinar o limite do seu negócio.
Pense bem nas opções que há no mercado e opte por um software de gestão que responda às especificidades do seu ramo de negócio e que garanta os processos fundamentais que precisa.
Desconfie de opções gratuitas com funções muito limitadas e que não servem para planear o futuro da sua empresa. Uma empresa que quer crescer deve ter bases fundamentadas e relatórios que facilitem a tomada de decisão e lhe indiquem o caminho a seguir. A opção por um software específico que vá de encontro ao que realmente precisa representa um investimento no futuro da sua empresa.
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